Comment choisir son logiciel DUI en 2026 : 8 critères pour ne pas se tromper

1. Qu'est-ce qu'un DUI ?

Le Dossier de l'Usager Informatisé (DUI) est la version numérique du dossier de suivi individuel de chaque personne accompagnée dans un ESMS. Il regroupe les informations administratives, les écrits professionnels (notes de séance, bilans, transmissions), les projets personnalisés, les documents scannés et les données médicales selon les profils d'accès.

Un bon DUI n'est pas un simple archivage électronique : c'est un outil de travail quotidien qui doit être utilisable par tous les professionnels sans formation longue, depuis le bureau comme en déplacement.

2. Les 8 critères essentiels pour choisir

Critère 1 — Hébergement et localisation des données

Vos données usagers sont parmi les plus sensibles qui existent. La question de où elles sont hébergées n'est pas secondaire. Un hébergement en France ou au sein de l'UE limite les risques liés au CLOUD Act américain et facilite le respect du RGPD. Exigez une réponse claire sur le pays et le prestataire d'hébergement.

Critère 2 — Sécurité technique

Chiffrement au repos et en transit, authentification sécurisée, journalisation des accès, sauvegardes régulières. Ces fonctionnalités de base doivent être présentes par défaut, pas en option payante. Demandez les certifications disponibles.

Critère 3 — Ergonomie et accessibilité mobile

Un logiciel que les équipes n'utilisent pas est inutile, quelle que soit sa conformité réglementaire. Testez l'interface avec les professionnels du terrain — éducateurs, infirmiers, secrétaires. La saisie doit être fluide sur mobile (pour le SESSAD et les accompagnements hors les murs) et sur desktop (pour les bilans).

Critère 4 — Droits d'accès granulaires

Chaque professionnel ne doit voir que ce qu'il doit voir. Un secrétaire n'a pas besoin d'accéder aux bilans psychologiques. Un lecteur externe (famille, partenaire) ne doit pas pouvoir modifier les données. La gestion des droits doit être configurable par rôle et par dossier.

Critère 5 — Exports et rapports

Un DUI qui emprisonne vos données est un problème. Vérifiez que vous pouvez exporter les données usagers en format standard (PDF, CSV), que vous pouvez générer des rapports d'activité, et que vous récupérez vos données si vous résiliez.

Critère 6 — Conformité RGPD et DPA

L'éditeur doit pouvoir fournir un DPA (Data Processing Agreement) conforme à l'article 28 du RGPD. Sans ce document, votre structure ne peut pas légalement confier vos données usagers à ce prestataire. C'est un critère éliminatoire.

Critère 7 — Support et accompagnement

Quel est le délai de réponse du support ? Y a-t-il de la documentation en français ? Une formation initiale est-elle proposée ? Le support est le critère le plus sous-évalué au moment du choix — et le plus critique au quotidien.

Critère 8 — Adoption par l'équipe

Le meilleur DUI est celui que votre équipe utilisera vraiment. Impliquez les professionnels dans le test : demandez une démo avec des cas d'usage réels, simulez une saisie de note de séance, une révision de PPE, une génération de bilan. Un outil imposé sans concertation génère une résistance durable.